對工程資料進(jìn)行審查是工程質(zhì)量監督員日常監督工作的一項重要內容，主要是依據工程資料是否符合相關(guān)標準規定來(lái)判定工程是否合格，其重要性可見(jiàn)一斑。但筆者在監督工作中發(fā)現，建設、施工、監理等參建單位對工程資料重視不夠，有的甚至漠然視之，突出表現在項目建設過(guò)程中存在“重建設、輕檔案”的思想，只重視工程建設進(jìn)度、質(zhì)量、資金等問(wèn)題，忽視資料管理工作，待到工程竣工驗收時(shí)，突擊補充檔案資料，以應付竣工驗收，這種“臨時(shí)抱佛腳”的思想和工作方式衍生出了一系列問(wèn)題。
一是工程資料管理制度不健全，難以保證資料整編工作的有效開(kāi)展。如在文件、技術(shù)通知管理方面沒(méi)有統一的規定、編號不系統甚至混亂、規格不一等，給整編工作帶來(lái)了困難；對資料的保管與移交沒(méi)有制定專(zhuān)門(mén)制度，人員變動(dòng)時(shí)資料交接不嚴密，造成資料遺失。
二是責任制度不健全，難以保證資料管理責任落實(shí)。如建設單位與施工單位簽訂的合同中對竣工資料的整編責任、內容、深度等要求不明確、不具體；施工單位對資料管理人員的素質(zhì)、職責等沒(méi)有明確要求；對于工程資料的整編和管理工作普遍缺乏監督考核機制等。
三是人員素質(zhì)普遍不高，難以保證工程資料的質(zhì)量。這里所說(shuō)的人員既是指資料員也包括工程技術(shù)人員。工程資料管理是一項技術(shù)與管理融為一體的綜合性工作。工程資料管理需要資料員有一定的施工技術(shù)知識，然而在現實(shí)中，資料員對相關(guān)施工技術(shù)知識完全是“門(mén)外漢”，而施工單位與監理單位的技術(shù)人員懂施工技術(shù)卻不知檔案知識，資料員與技術(shù)員很少也很難進(jìn)行溝通、協(xié)作，從而影響工程資料質(zhì)量。
四是過(guò)程控制不到位，難以保證工程資料的規范整編。因為是“臨時(shí)抱佛腳”，工程資料編制無(wú)法做到與施工進(jìn)度同步，資料員在不得已的情況下只能“閉門(mén)造車(chē)”。還有一種情況，因為資料員的素質(zhì)不高，對施工工藝操作過(guò)程不熟悉，在資料編制過(guò)程中，往往該有的項目?jì)热輿](méi)有填寫(xiě)，而不該有的項目?jì)热輩s填寫(xiě)了。
上述種種問(wèn)題直接導致工程檔案資料成套性、完整性、真實(shí)性得不到保障，從而影響工程竣工驗收及日后該工程檔案的利用。筆者日常監督工作中常見(jiàn)的資料整編問(wèn)題主要表現在以下幾點(diǎn)：
一是資料不完整。約有90%的工程資料存在不完整的問(wèn)題。如工程項目竣工后沒(méi)有工程資料或只有工程主體檔案，沒(méi)有配套的工程檔案，地下管線(xiàn)、園林綠化資料等寥寥無(wú)幾。
二是書(shū)寫(xiě)不規范。原始資料的方案往往字跡潦草，會(huì )使用不規范的漢字，甚至還有錯別字，而且方案修改后不加蓋單位公章或沒(méi)有修改人簽字的情況屢見(jiàn)不鮮，給后期竣工資料整編工作帶來(lái)了極大的困難。
三是內容不真實(shí)。資料蓋章混亂，單位公章、財務(wù)專(zhuān)用章、法人章混用、濫用。代簽現象嚴重，工程技術(shù)管理人員不在，就模仿其筆跡進(jìn)行簽字；監理單位的工作人員不愿簽字，施工單位迫于應付上級檢查就代其簽字。日期錯誤，如2014年的資料會(huì )出現2012年的時(shí)間，甚至2015年的時(shí)間；還有的存在明顯的疏漏，根本不寫(xiě)年月日。
四是移交不及時(shí)。不能按照規定及時(shí)移交工程竣工資料，造成統一管理的時(shí)間延誤，甚至導致竣工資料丟失。在檢查中常常見(jiàn)到工程管理人員對工程資料該移交的沒(méi)有移交，胡亂把質(zhì)量保證資料和施工技術(shù)管理資料“堆放”在一起，給核查帶來(lái)了困難。
這些問(wèn)題的形成并長(cháng)期存在，除了工程建設、施工、監理等相關(guān)參建單位要擔責任外，工程質(zhì)量管理機構迫于壓力的軟弱、妥協(xié)也是其中的一個(gè)重要原因。這一方面是迫于行政干預或長(cháng)官干預的壓力。因為利益驅動(dòng)或其他因素，政府官員為房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項目說(shuō)情，在工程資料不全的情況下，迫使管理部門(mén)“變通”，為工程辦理竣工驗收備案手續。對于一些政府項目，政府往往要求管理部門(mén)甚至不用審查資料直接就為工程辦理驗收備案手續。另一方面是迫于生活的壓力。2009年，國家明令取消工程質(zhì)量監督費，并要求當地政府把該項費用列入財政預算，但至今仍有80%以上的工程質(zhì)量監督機構自行解決這筆費用。迫于種種壓力，工程質(zhì)量監督機構用檢測機構出具的鑒定報告代替工程資料，為建設單位出具一份質(zhì)量安全的證明，代替“工程質(zhì)量監督報告”，如此“變通”解決了工程資料不全的問(wèn)題。而房管部門(mén)也會(huì )根據這份證明給建設單位發(fā)放相關(guān)證書(shū)。最終，實(shí)現了“面面俱到”、皆大歡喜。
綜上所述，要解決工程資料管理中存在的一系列問(wèn)題，政府相關(guān)部門(mén)必須嚴格自律、政府管理部門(mén)要嚴格把關(guān)、各參建單位應高度重視。建議把“兩嚴”教育活動(dòng)引入建設領(lǐng)域，嚴禁政府官員插手建設活動(dòng)，一切按照法律和規定進(jìn)行。對于政府管理部門(mén)和工程質(zhì)量管理機構來(lái)說(shuō)，一方面，要加大對工程資料的宣傳力度，強化各參建單位對工程資料重要性的認識；另一方面，要加大對工程技術(shù)人員檔案知識的培訓和對資料員工程專(zhuān)業(yè)知識的培訓力度，培養一批既懂檔案又懂技術(shù)的工程資料管理骨干，在面對外界種種壓力時(shí)守住職業(yè)底線(xiàn)，嚴把工程資料審查關(guān)，對于工程資料不符合標準規定的工程，堅決不予辦理工程竣工驗收備案手續。對于施工、監理等參建單位來(lái)說(shuō)，必須從根本上高度重視工程資料管理工作，改變“重建設、輕檔案”的思想。在此基礎上，要建立和完善以檔案管理責任制為核心的工程資料管理辦法，明確責任、規范管理；要從工程建設籌劃開(kāi)始即要求資料員參與其中，與工程進(jìn)度同步進(jìn)行資料整編，從源頭保證資料的質(zhì)量。（作者系湖北省宜城市建筑工程質(zhì)量監督站監督員、工程師）
摘自 《中國建設報》 2015.05.22 沈啟勝
